Запись клиентов в Google Календарь

Этот гайд для тех, кто принимает клиентов по времени: салоны красоты, мастера, студии, частная практика. Бот сам покажет клиенту свободные дни и время из вашего Google Календаря, запишет его кнопками, создаст событие в календаре и напомнит о визите — без звонков и переписки вручную.

Понадобятся два блока конструктора: «Запись в Google Календарь» и «Отмена записи».

Шаг 1. Подключите Google Календарь

1. Откройте раздел «Настройки → Интеграции» вашего workspace.
2. В карточке «Google Календарь» нажмите «Подключить» и авторизуйтесь через свой Google-аккаунт (OAuth).
3. После подключения появится бейдж «Подключено · email». Здесь же доступны кнопки «Переподключить» и «Отключить».

Подключение делается один раз на workspace и используется всеми ботами пространства. Редактировать интеграции могут только владелец и администратор.

Шаг 2. Добавьте блок «Запись в Google Календарь»

Перетащите блок из категории «Интеграции» на холст. Вверху формы — два общих поля:

• «Календарь» — в какой календарь писать записи и где смотреть занятость. Выберите календарь из списка подключённого Google-аккаунта или введите вручную (primary или ID календаря). Если аккаунт не подключён, форма подскажет подключить его в «Настройки → Интеграции».
• «Часовой пояс салона» — по умолчанию Europe/Moscow, на выбор российские таймзоны от Калининграда до Камчатки. В этом поясе считаются «сегодня/завтра» и создаётся событие.

Остальные настройки разложены по трём вкладкам: «Расписание», «Сообщения», «Событие».

Шаг 3. Настройте расписание (вкладка «Расписание»)

• «Длительность» — сколько длится услуга: от 5 до 600 минут, шаг 5, по умолчанию 60 минут. Свободное окно короче длительности клиенту не предлагается.
• «Шаг слотов» — сетка начала записей, например каждые 30 минут: от 5 до 240 минут, шаг 5, по умолчанию 60.
• «Рабочие часы» — по каждому дню недели (Пн–Вс): переключатель рабочий/выходной и интервалы времени. Кнопка «+» добавляет второй интервал в день — так задаётся перерыв (например, 10:00–14:00 и 15:00–20:00). Через меню копирования можно перенести часы на «Все дни», «Будни (пн–пт)» или «Выходные (сб–вс)». Интервал по умолчанию — 10:00–20:00.
• «Выходные и праздники» — мультивыбор конкретных дат в календаре, когда записи закрыты.

Раздел «Ограничения и буферы»:

• «Буфер до» (0–240 минут, шаг 5, по умолчанию 0) — свободное время перед записью.
• «Буфер после» (по умолчанию 0) — например, на уборку или подготовку.
• «Горизонт записи» (1–60 дней, по умолчанию 14) — насколько вперёд можно записаться.
• «Минимум до записи» (0–1440 минут, шаг 30, по умолчанию 0) — нельзя бронировать ближе, чем за столько минут от текущего момента.
• «Мест на слот» (1–20, по умолчанию 1) — сколько записей помещается в одно время. Например, 2 кресла — ставьте 2.
• «Длительность из переменной» — имя переменной с длительностью в минутах (например, service_duration). Переопределяет фиксированную длительность — удобно, если клиент выбирает услугу раньше по сценарию.

Внизу вкладки — превью «Как увидит клиент»: живой предпросмотр клавиатуры дней и слотов по текущим настройкам (занятость календаря в превью не учитывается).

Шаг 4. Настройте сообщения (вкладка «Сообщения»)

• «Спрашивать подтверждение перед записью» — переключатель: бот уточнит «Записать вас на {date} в {time}?» перед созданием события.
• «Напоминание в чат до записи» — пресеты: «Без напоминания» (по умолчанию), «За 30 минут», «За 1 час», «За 2 часа», «За 3 часа», «За сутки». Бот напомнит клиенту в личке VK.
• «Текст напоминания» (если напоминание включено) — доступны переменные {date} и {time}, например: «Напоминаем о записи: {date} в {time}.».

Тексты бота на каждом шаге (везде можно использовать свои формулировки):

• «Запрос дня» — например, «Выберите день для записи:»;
• «Запрос времени» — доступен {date}, например «На {date} выберите время:»;
• «Подтверждение» — доступны {date} и {time} (показывается, если подтверждение включено);
• «Успех» — например, «Готово! Вы записаны: {date} в {time}.»;
• «Нет мест» — например, «Свободных мест сейчас нет.».

Шаг 5. Настройте событие в календаре (вкладка «Событие»)

• «Название события» — можно вставлять переменные, например «Маникюр — {full_name}».
• «Описание события» — доступны переменные и {date}, {time}, например «Клиент: {full_name} / Телефон: {phone}».
• «Место (необязательно)» — например, адрес салона.
• «Напоминание Google» — всплывающее напоминание в самом Google Календаре: 0–1440 минут, шаг 5, по умолчанию 60 минут до события.
• «Сохранить выбор в переменные» — три поля: день, время и id события. По умолчанию — booking_date, booking_time и event_id. Id события понадобится блоку «Отмена записи».

Как клиент записывается

1. Бот показывает клавиатуру со свободными днями («Выберите день для записи:»).
2. Клиент выбирает день — бот показывает свободное время на этот день.
3. Клиент выбирает время. Если включено подтверждение — бот спрашивает «Записать вас на {date} в {time}?».
4. После подтверждения бот создаёт событие в Google Календаре и отправляет сообщение об успехе.

Четыре выхода блока

Подключите каждый выход к своей ветке: после «Записан» — благодарность и детали визита, после «Нет мест» — предложение оставить заявку, после «Ошибка» — уведомление менеджеру.

Напоминания

Напоминаний два, и они независимы:

• В чат VK — настраивается на вкладке «Сообщения» (пресеты от 30 минут до суток), бот пишет клиенту в личку.
• В Google Календаре — настраивается на вкладке «Событие», всплывающее напоминание для вас в самом календаре.

Переменные записи

После успешной записи в сценарии доступны переменные (имена настраиваются на вкладке «Событие»):

• {booking_date} — выбранный день;
• {booking_time} — выбранное время;
• {event_id} — id события в Google Календаре (нужен для отмены записи).

Внутри текстов самого блока дополнительно доступны {date} и {time}.

Блок «Отмена записи»

Отдельный блок категории «Интеграции»: отменяет запись клиента — удаляет событие в Google Календаре по сохранённому id.

Настройки:

• «Переменная с id записи» — та же переменная, что в блоке «Запись» в поле «id события» (по умолчанию event_id).
• «Текст при отмене» — например, «Ваша запись отменена.».
• «Текст при ошибке / нет записи» — например, «Не нашли активную запись для отмены.».

Выходы: «Отменено» и «Ошибка».

Поставьте блок после триггера «Сообщение по ключевому слову» с фразой вроде «отменить запись» — клиент сможет отменить визит сам, без участия администратора.

Типовой сценарий

1. Триггер «Старт по команде» — команды /start, записаться.
2. «Отправить сообщение» — приветствие и предложение записаться.
3. «Запросить значение» (тип «Телефон») — собираем номер в переменную phone для описания события.
4. «Запись в Google Календарь» — настроенные расписание, сообщения и событие; в описании события — «Клиент: {full_name} / Телефон: {phone}».
5. Выход «Записан» → «Отправить сообщение» — детали визита и адрес.
6. Выход «Записан» → «Уведомить менеджера в VK» — «Новая запись: {full_name}, {booking_date} в {booking_time}».
7. Выход «Нет мест» → «Отправить сообщение» — предложить оставить заявку.
8. Отдельная ветка: триггер «Сообщение по ключевому слову» («отменить запись») → «Отмена записи» по переменной event_id.

Проверить сценарий без реальных записей можно во вкладке «Тестирование» редактора бота.